Una corretta registrazione dei controlli ha lo scopo di fornire evidenze oggettive, all’interno della organizzazione o ai clienti o a enti terzi, che tutti i requisiti definiti specifiche progettuali del prodotto o della opera realizzata siano stati correttamente compresi, verificati e valutati conformi. Quindi la documentazione generata nei vari punti di controllo pianificati dovrebbe essere organizzata e strutturata per costituire un unico record di qualità facilmente utilizzabile (come tracciabilità dei dati e dei risultati) per future attività ad esempio come riferimento per valutare i risultati dei controlli e audit successivi o come fonte di dati per definire il trattamento di non conformità o per l’analisi della causa radice in fase di definizione delle azioni correttive.